Comment définir un cahier des charges pour votre futur site web ?

Site web : qu'est-ce qu'un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document de synthèse qui décrit les différents aspects d'un projet web dans son ensemble. Il formalise tous les besoins, l'objectif marketing visé et les contraintes techniques liés à l'élaboration du site. Il énumère également les méthodes et solutions envisagées pour répondre au besoin du client. C'est en quelque sorte un « mind map » qui guidera la conception de votre site de A à Z.

Les objectifs du cahier des charges web

Le cahier des charges web est principalement destiné à expliquer le contexte autour de la création ou de la refonte d'un site internet. Le but est de permettre à l'agence web ou au prestataire free-lance d'avoir une meilleure perception du projet et des enjeux qui y sont liés. Cependant, au-delà de cette fonction, le cahier des charges possède également plusieurs autres utilités. Il permet notamment de :

• vérifier la faisabilité de votre projet,
• définir vos besoins,
• déterminer votre budget et sélectionner vos prestataires,
• suivre l'évolution du projet en interne.

Cela est principalement dû aux instructions détaillées et parfaitement structurées qu'il contient.

Vérifiez la faisabilité de votre projet web

Vous envisagez de créer un site internet pour améliorer votre présence en ligne ? La mise en place du cahier des charges vous permet d'énumérer clairement toutes vos idées. Cela nécessite de fournir des détails sur chaque aspect spécifique de votre projet : le plan prévisionnel, les délais de la publication du site, les opportunités en termes de référencement et de visibilité… En fonction de ces informations détaillées, vous pouvez analyser la viabilité, les implications économiques et les conditions de réalisation du site. Vous pourrez ainsi vérifier sa faisabilité en évaluant les éventuels scénarios envisageables.

Définissez vos attentes concernant votre site web

Durant la rédaction du cahier des charges pour l'élaboration d'un site, la vision globale du projet doit être clairement identifiée. Sur ce point, il est nécessaire de se poser les bonnes questions sur ce que vous désirez réellement. Quelle typologie de site souhaitez-vous créer ? Quelles sont les fonctionnalités primaires et avancées qui y seront intégrées ? Quel type de webdesign sera le plus adapté pour l'audience visée ? La réponse à ces différentes questions vous permet de définir clairement tous vos besoins concernant votre futur site internet.

Budgétisez et sélectionnez vos prestataires

Pour réussir un projet web, il ne suffit pas d'énumérer ses besoins ou de réaliser une étude de faisabilité. Il faut également prévoir un budget suffisant pour le développement du site. La rédaction du cahier des charges permet également de se pencher sur le sujet. Après avoir énuméré les objectifs et les caractéristiques du site, vous pourrez établir votre budget en fonction des devis proposés en agence.

En dehors de la budgétisation, le cahier des charges vous permet de sélectionner les différentes parties prenantes du projet, bien avant son lancement. En fonction des contraintes techniques et du niveau de performance attendu, vous pouvez en effet choisir en amont les profils professionnels qui s'occuperont de la conception de votre site. Cela constitue un véritable avantage, puisque vous pouvez prendre le temps de vérifier chaque profil professionnel (agence digitale ou free-lance) avant de faire votre choix.

Vous êtes ainsi sûr de confier votre site internet à un prestataire capable de répondre à tous vos besoins en matière d'esthétique et de fonctionnalités. Toutefois, il s'agit d'un idéal à atteindre, car demander à un client de budgétiser et de définir un délai maximum par tâche ou par prestataire est en effet impossible pour un client lambda.

Suivez l'avancée du projet en interne

Le cahier des charges sert à piloter chaque phase de la réalisation de votre site. C'est un moyen efficace pour suivre l'évolution des tâches en interne. Les détails et instructions qu'il fournit permettent de vérifier si chaque étape de la conception suit normalement son cours, selon les délais fixés. Vous pourrez ainsi apporter quelques ajustements si nécessaire pour garantir une meilleure satisfaction à la livraison.

Que doit contenir un cahier des charges web ?

Le cahier des charges web est indispensable à la réussite de la conception ou de la refonte de site internet. Cependant, pour assurer toutes ses fonctions, il doit fournir le maximum d'informations précises et bien détaillées à l'agence web. Vous envisagez de lancer la création d'un site internet pour votre entreprise ? Ou vous devez réaliser la refonte d'un site existant ? Voici les principales idées de contenu à intégrer à votre cahier des charges.

Toutefois, faites attention. Les éléments suivants englobent toutes les tâches nécessaires pour l'élaboration d'un site web. Pour un résultat efficace, pensez donc à les adapter en fonction de vos besoins et du type de prestataire sollicité. S'il s'agit d'un développeur web ou d'un rédacteur de contenus par exemple, les instructions et les préférences ne seront pas les mêmes. Si le prestataire est une agence de netlinking ou un spécialiste du graphisme et de l'identité visuelle, les exigences et les besoins seront également différents. Faites donc attention à bien structurer votre cahier des charges avec un contenu clair et précis à destination de chaque profil professionnel concerné.

La présentation de votre entreprise

Pour rédiger votre cahier des charges web, la présentation de votre entreprise est le tout premier élément que vous devez ajouter. Cette partie du document vise à fournir une description complète de votre entreprise. Pour cela, elle doit comprendre certains détails spécifiques :

• le nom de votre entreprise et sa date de création,
• votre domaine d'activité,
• votre chiffre d'affaires (CA),
• vos principaux concurrents,
• vos avantages concurrentiels…

En plus de ces principaux points, vous devez également faire ressortir les forces et les faiblesses de votre entreprise. Cette description complète permettra aux différentes équipes concernées, de vite savoir de quel type de structure il s'agit afin de mieux orienter les solutions.

La présentation de votre création de site web

Il s'agit ici de présenter le contexte de la création ou de la refonte de votre site internet. Cette partie du cahier des charges permettra aux prestataires de mieux cerner les contours de votre projet. À ce niveau, vous devez indiquer quels sont vos objectifs de marketing. Pourquoi souhaitez-vous créer un site internet pour votre entreprise ? Est-ce pour gagner en visibilité, pour améliorer votre notoriété ou pour vendre des produits et services ? Ou vous souhaitez plutôt avoir un support commercial et tenir vos clients informés ?

Il faut également indiquer le type de site (e-commerce, vitrine, blog) que vous désirez créer, les produits et/ou services qui y seront proposés, ainsi que vos objectifs en termes de référencement naturel. Toujours dans cette partie de la description du projet, vous devez faire ressortir votre cible commerciale en définissant précisément vos Buyer Personas.

S'il s'agit d'une refonte de site, vous devez réaliser un état des lieux de ce qui est déjà fait. Il faut principalement mentionner votre positionnement actuel dans les SERP, les leviers SEO déjà actionnés et les problématiques rencontrées. Ce n'est qu'après cela que vous pouvez enchaîner avec vos attentes en matière d'identité visuelle et de performance SEO. Pour finir, il faudra spécifier le rôle de chaque partie prenante et son périmètre d'intervention dans la réalisation du projet.

La description technique de votre site web

Cette description vient compléter la partie précédente en apportant plus de précision notamment sur les différentes caractéristiques de votre site. C'est une portion très importante du cahier des charges. Elle contient des informations essentielles au bon fonctionnement du site et à son positionnement. Il s'agit en effet des composants SEO qui vont contribuer, en partie, au succès de votre site une fois que ce dernier sera mis en ligne.

Dans cette partie, vous devez fournir des précisions sur la solution d'hébergement qui sera utilisée pour votre site. Il faudra également indiquer le nom de domaine à utiliser, le choix du CMS et le mode de maintenance que vous souhaitez adopter. Si vous envisagez de proposer votre site dans diverses langues, vous devez mentionner chacune d'entre elles durant la rédaction de cette portion. Pour être complète, cette description doit également comprendre des détails sur des éléments tels que :

• le certificat SSL,
• la vitesse de chargement,
• le maillage interne,
• le balisage,
• les plug-ins à intégrer…

Vos préférences en ce qui concerne les mises à jour et les outils d'analyse SEO devront également être précisées dans cette partie.

La description fonctionnelle de votre site web

Tout comme la description technique, cette partie du cahier des charges est extrêmement importante pour la réussite de votre projet. Elle se rapporte non seulement au référencement SEO de votre site, mais également à sa performance en termes de fonctionnalité. On y retrouve notamment les détails sur l'arborescence interne, l'architecture des contenus, le nombre de pages (y compris la page d'accueil) et le zoning du site.

Les différentes fonctionnalités souhaitées doivent également être énumérées dans cette partie du cahier des charges. Par exemple, si vous souhaitez intégrer un module pour l'envoi de Newsletter, une modalité de paiement en ligne ou une liaison vers les réseaux sociaux, c'est à ce niveau que vous devez l'indiquer. En plus de cela, la description fonctionnelle doit apporter des spécifications sur l'adoption ou non du responsive design et sur la production du contenu textuel ou visuel (avec une estimation en volume).

Les prestations demandées

En dehors des spécifications techniques et fonctionnelles, le cahier des charges doit préciser les différentes prestations nécessaires pour la conception du site. Celles-ci peuvent varier d'un projet à l'autre en fonction des besoins. Cependant, dans la majorité des cas, elles comprennent principalement :

• le développement web,
• la création de l'identité visuelle et de la charte graphique,
• le référencement on-site,
• l'acquisition de liens…

Pour chacune de ces prestations, vous devez choisir un profil professionnel adapté. Dans le domaine du web, chaque métier possède en effet ses propres spécificités. Pour cela, il est préférable de confier les différentes parties de votre projet à un spécialiste du domaine, plutôt que de prendre une agence qui propose toutes les prestations à la fois. Pour le webdesign par exemple, vous pouvez contacter une agence spécialisée dans le développement de site (CMS ou sur mesure). De même, les autres aspects comme la conception graphique et la stratégie éditoriale seront confiés chacun à une agence experte.

En ce qui concerne l'acquisition de liens et la notoriété en ligne, SEMJuice vous propose un accompagnement professionnel adapté à vos besoins. En fonction de la taille de votre site, nous mettons en place une stratégie de netlinking sur mesure pour générer le plus de liens entrants possible vers vos pages. Notre mission est de renforcer efficacement votre SEO off-site. Pour cela, nous vous aidons à obtenir des backlinks parfaitement optimisés, sur des sites traitant des thématiques proches de la vôtre. Cela est possible grâce à notre réseau de plus de 21 000 sites partenaires spécialisés dans diverses thématiques. N'hésitez donc pas à contacter notre équipe pour bénéficier d'une stratégie de netlinking réussie.

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Le budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est l'un des principaux points qui ne doivent pas manquer dans votre cahier des charges. En général, on s'attend à ce que cette section indique le plafond budgétaire fixé pour le développement du site. Cependant, l'idée ne se limite pas à cela. Il s'agit en effet de définir le montant prévisionnel qui sera alloué à chaque prestataire sollicité. Pour chaque phase de la conception du site, un intervalle budgétaire doit ainsi être établi. Cela permet aux professionnels intervenants d'apporter des solutions réalistes qui répondent à vos besoins, mais qui s'adaptent également à votre portefeuille.

Le planning et les délais

L'un des principaux objectifs du cahier des charges est de permettre le suivi des tâches liées à la création de votre site internet. Pour cela, il doit inclure le planning détaillé des grandes étapes de la conception. Il s'agit d'un calendrier qui indique les dates de début et les délais pour chaque phase du projet. Cela permet de planifier les différentes prestations, afin de respecter un délai bien défini pour la mise en ligne du site.

Cahier des charges web : 5 erreurs à éviter

Maintenant que vous avez une idée de la composition structurelle du cahier des charges, vous aimeriez certainement en rédiger pour la conception de votre site internet. Pour réussir l'élaboration de ce document, vous devez éviter certaines erreurs. Parmi celles-ci figurent :

• la mauvaise planification budgétaire,
• l'omission de la partie SEO,
• l'utilisation d'un CMS maison ou propriétaire,
• l'adoption d'un calendrier irréaliste (échéances peu adaptées)…

Il s'agit des erreurs courantes que l'on retrouve dans la plupart des modèles de cahiers des charges.

Dépensez tout votre budget dans la partie technique

Lorsqu'il s'agit d'élaborer un site, les prévisions budgétaires réalisées doivent prendre en compte tous les paramètres nécessaires : le webdesign, le contenu web, l'optimisation SEO, le netlinking, l'assistance et la maintenance… Le montant global prévu pour la conception du site doit ainsi être réparti de manière équilibrée pour couvrir chaque intervention.

Faites donc attention à ne pas dépenser tout votre budget sur une seule phase du projet. Si par exemple votre cahier des charges est uniquement destiné au créateur du site web, vous devez réaliser un plafond budgétaire spécifiquement pour son intervention. Cela vous permet d'optimiser la gestion de votre portefeuille financier. De cette façon, vous êtes sûr d'avoir le financement nécessaire pour les autres phases du projet.

Négligez la partie SEO

La deuxième erreur qu'il ne faut surtout pas commettre dans l'élaboration du cahier des charges web est d'ignorer la partie SEO. Une telle erreur peut être très préjudiciable pour la visibilité et la performance de votre site sur les moteurs de recherche (Google, Bing, Yahoo…). Au moment de concevoir un site, il est en effet important de mettre en place les paramètres qui permettront d'optimiser par la suite son référencement naturel. Il s'agit entre autres des principaux leviers suivants :

• optimisation du code source,
• intégration du responsive design,
• optimisation de la structure interne,
• balisage des données structurées…

Lorsque la partie optimisation est négligée, l'intégration de ces leviers SEO est exclue du processus de la conception du site. Une fois publié, ce dernier aura du mal à se positionner dans les premiers résultats des moteurs de recherche. Dans certains cas, l'exploration des pages peut être négativement impactée. Cela arrive notamment lorsque l'arborescence du site n'est pas optimisée pour le crawl. Pour éviter ces mauvaises surprises et bénéficier d'une visibilité optimale dès le lancement de votre site, faites donc attention à ne pas négliger la partie SEO durant l'élaboration de votre cahier des charges.

Pensez que vous pouvez tout faire seul

Ce problème se pose généralement lorsque l'on fait face à des contraintes budgétaires. Dans une situation pareille, il est facile de vouloir tout faire seul, afin de minimiser les frais. Avec cette envie de réduire les coûts, certains propriétaires se contentent de confier uniquement la création du site à un professionnel. Ils s'occupent ainsi eux-mêmes des contenus, de l'optimisation SEO et de l'acquisition de liens. Dans la majorité des cas, cela se traduit par une mauvaise performance du site : contenu de faible qualité, vitesse d'affichage lente, backlinks peu qualitatifs… Cette mauvaise performance renvoie des signaux négatifs aux moteurs de recherche qui considèrent que le site ne répond pas aux critères SEO et limitent son apparition dans les SERPs.

Si votre objectif est d'améliorer votre visibilité et générer des ventes, l'idéal sera de confier l'intégralité de votre projet à des spécialistes. Cela vous permet d'être accompagné par des professionnels qualifiés dans chaque domaine lié à la performance de votre site du point de vue SEO et SXO (search experience optimization).

Acceptez les CMS maison ou propriétaire

Très utilisés pour la conception des sites, les CMS sont des solutions rapides, simples et efficaces. Vous comptez utiliser un de ces outils pour développer votre site internet ? Pour réussir votre projet, évitez de choisir un CMS propriétaire. Certaines agences proposent en effet à leurs clients des CMS qu'ils ont eux-mêmes conçus.

Bien que cela puisse paraître avantageux, ce type de CMS n'est utilisé que par son concepteur. Il peut donc devenir un frein pour les mises à jour de votre site. C'est le cas notamment lorsque vous changez d'agence. Dans ce cas précis, vous risquez de vous retrouver bloqué avec cette solution, puisque votre nouveau prestataire ne maîtrise pas son fonctionnement. Autrement dit, ce type de CMS ne vous permet pas d'avoir tout le monopole sur votre site. Pour éviter cela, privilégiez plutôt les solutions Open Source comme WordPress, Joomla, Drupal, PrestaShop… Ces CMS très connus sont utilisés par la grande majorité des professionnels du web. Nous vous invitons à consulter notre article sur les CMS à utiliser pour un meilleur référencement afin de faire le meilleur choix.

Instaurez des échéances peu adaptées

Entre les pannes informatiques et les contraintes imprévisibles qui peuvent surgir à tout instant, un projet de conception web peut prendre beaucoup plus de temps que prévu. Parfois, cela est dû à la quantité de commandes gérées en même temps par le prestataire. Quelle que soit la situation, un retard de livraison peut être très frustrant, notamment lorsque vous avez un calendrier à respecter. Pour ne pas avoir à gérer la pression qui peut en résulter, il est important de définir un planning adapté.

Sur ce point, il est recommandé de prendre en compte le risque retard lors de la planification des tâches pour chaque partie prenante. Une idée intéressante consiste à ajouter une marge d'environ 30% par rapport au calendrier d'exécution du projet. Par exemple, si votre projet doit durer normalement 3 mois, vous devez rajouter environ 1 mois de marge pour la livraison du site. Cela permet de réduire la pression et la frustration en cas d'éventuel retard.

Le cahier des charges est une composante clé pour réussir un nouveau site internet. Il permet de planifier toutes les étapes de la conception du site, depuis le webdesign jusqu'à la publication en passant par le référencement SEO. À travers tout ce processus, SEMJuice vous assiste principalement dans la mise en place et l'optimisation de votre stratégie de Netlinking. Gardez toutefois en tête qu'il s'agit d'un idéal à atteindre, aucun client ne peut en effet parvenir à suivre toutes ces étapes à la lettre.